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Vous gérez trop de papier ?

Des informations de toutes natures et de tous les formats sont dispersées à travers plusieurs programmes et systèmes ?

Vos processus d'affaires sont alourdis et ne sont pas à leur rendement optimal ?

Êtes-vous en train de perdre le contrôle ?

 

 

Si vous avez répondu « oui » à une de ces questions, votre entreprise pourrait bénéficier d'une solution de gestion électronique des documents (GED).

 

 

Qu’est-ce qu’un document ?

 

Pour les systèmes de GED, un document est un fichier électronique qui contient des informations non structurées : fichiers bureautiques (Word, Excel, courriels, etc.), fichiers d'applications (CAD, LIMS), contenu web, rapports, formulaires, photos, fichiers audio, vidéos produits par une application informatique, ainsi que toutes les images de documents ayant été numérisés.

 

La Gestion Électronique des Documents (GED)

La bonne information à la bonne personne au bon moment !

Les documents ont tous un cycle de vie, ils sont : classés, retrouvés, distribués et/ou publiés. Ils supportent les processus d’affaires, les versions doivent être gérées, ils doivent être archivés pour enfin être détruits.

Une solution de gestion électronique des documents permettra de gérer ce cycle de vie avec un système informatisé pour saisir à la source, organiser, gérer, distribuer et archiver les documents.

Pourquoi automatiser la gestion des documents ?

Un outil efficace de gestion électronique des documents apporte les bénéfices suivants :
  • Amélioration de la productivité du personnel en réduisant le temps de classement et d’archivage des documents
  • Réduction des délais/retards pour obtenir les documents requis et ainsi offrir un meilleur service à la clientèle ou réduire le temps de mettre un nouveau produit sur le marché
  • Amélioration de la sécurité et de l’intégrité des documents dont certains sont critiques aux opérations
  • Facilite la collaboration entre les intervenants et l’accès aux connaissances dans l’entreprise
  • Réduction des coûts de gestion reliés à l’impression : papier, encre, photocopies, livraison des documents, espace plancher pour les classeurs, coûts d’entreposage à long terme, etc.

 

La gestion du contenu d'entreprise, c'est quoi ?

 

La gestion du contenu d’entreprise

Une architecture de gestion du contenu d'entreprise, solution appelée « enterprise content management » ou « ECM » en anglais, permet d'effectuer la création, la gestion, la distribution, la publication et l'extraction des informations d'entreprise. Elle offre également plusieurs autres possibilités dont la gestion de documents, de dossiers, de biens numériques et de flux de travaux, des fonctions de collaboration et d'imagerie, ainsi que des systèmes intégrés d'archivage et de récupération de documents.

En général, la gestion du contenu d'entreprise privilégie l'accès en ligne par l'intermédiaire d'un réseau d'entreprise, d'un intranet ou d'Internet.

L'illustration ci-après montre les différents composants de l'architecture « ECM », ainsi que quelques-unes des applications potentielles pour chacun.